Secrétaire de cabinet de diagnostic : un logiciel qui enlève le téléphone et la ressaisie
Moins d’appels pour un simple devis, plus de mails retapés à la main, des créneaux qui tiennent compte des tournées. Votre journée vue depuis le bureau.
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Votre journée, avant et après
| Ce qui prend du temps | Avec Gestiondiag |
|---|---|
| Le téléphone sonne pour un prix | Le client obtient son prix et son créneau en ligne, 24 h/24 |
| Retaper un mail, un SMS ou un PDF d’agence | Magic Diag remplit le dossier depuis le document, le vocal ou la photo Option |
| Chercher un créneau qui n’oblige pas à une heure de route | Créneaux classés selon la tournée : « Entre 2 RDV », « Distance faible », « Date proche » |
| Savoir à qui envoyer le rapport | Destinataires renseignés dans le dossier, envoi par mail et SMS à plusieurs personnes |
| « Où en est mon dossier ? » | L’agence consulte son espace : statut, rapports, factures |
| Facturer chaque mission d’une agence | Une facture mensuelle groupée par agence |
| Préparer les pièces pour l’expert-comptable | Archive mensuelle de toutes les factures, exports Excel |
Les moments où ça se joue
Relance automatique à 48 h
Le devis non signé est relancé par mail ou SMS. Vous ne le notez plus sur un post-it.
Complément de dossier en ligne
Le client ou l’agence complète le dossier (n° de lot, factures d’énergie, consentement DPE) sans vous appeler.
Rapports bloqués jusqu’au paiement
Le rapport reste bloqué ou en filigrane tant que le dossier n’est pas payé. Des exceptions existent pour les clients VIP et la facturation mensuelle.
SAV intégré
Le client écrit depuis un lien ou un QR code, la conversation relie client, secrétariat et technicien, avec des modèles de réponse et des statuts.
Renouvellements et rappels
L’agence demande un renouvellement depuis son espace ; vous le voyez dans le tableau de bord.
Alertes et relances
Alerte de dossier complet et relance du technicien depuis le dossier.
Et une assistante vocale ?
Elia, une assistante vocale qui répondra au téléphone et créera rendez-vous, devis ou demande de SAV, est en préparation. Bientôt Aujourd’hui, c’est la prise de rendez-vous en ligne qui évite la plupart des appels.
Questions fréquentes
Faut-il former la secrétaire longtemps ?
L’équipe vous accompagne à la prise en main et à la reprise de vos données. Le profil Secrétariat n’affiche que ce dont elle a besoin.
La secrétaire voit-elle le chiffre d’affaires ?
Seulement si le gérant l’autorise. Quatre profils de droits règlent l’accès.
Peut-on envoyer le rapport à plusieurs personnes ?
Oui, par mail et par SMS, avec l’historique : délivré, ouvert, cliqué, rejeté.
Que reçoit l’expert-comptable ?
Une archive mensuelle des factures et des exports Excel des factures, avoirs et paiements.
Y a-t-il une assistante vocale ?
Elle est en préparation. Bientôt
Une journée de bureau sans ressaisie
Premier mois offert, sans engagement. Notre équipe vous accompagne au 07 69 57 01 30.
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